We leven in een wereld die constant om onze aandacht vraagt. Maar in een kantooromgeving is het meer en meer omgeving zelf die ons afleid, niet alleen de digitale herrie op onze schermen. Van visuele overprikkeling tot het werken in een akoestische brei: veel kantoren werken geconcentreerd werken juist heel erg tegen. Per dag kost dit gemiddeld twee uur aan geconcentreerd werken, uitgesmeerd over een jaar is dit een verlies van 23 volle kantoordagen, aldus de Duitse fabrikant van kantoormeubilair Sedus.
“Het grootste misverstand in de kantoorwereld van de afgelopen 10 jaar is dat concentratie simpelweg betekent: minder lawaai. Maar onderzoek laat duidelijk zien dat mensen hun focus niet verliezen door herrie maar door gebrek aan controle over hun werkomgeving”, zegt Ernst Holzapfel, marketing director bij Sedus. “”Werk speelt zich inmiddels af op meerdere locaties dus het kantoor heeft een duidelijk doel nodig: neurowetenschap toont aan dat meer dan 4 uur aan diepe concentratie per dag biologisch gezien bijna onmogelijk is. Wanneer we die kostbare tijd verliezen op kantoor is dit zonde van de energie die verloren gaat.”
De afgelopen 10 jaar draaide om open ruimten, samenwerken en creativiteit. Dit waren de drijfveren voor het inrichten van hybride kantoormodellen. Maar architecten en kantoorstrategen wijzen erop dat deze tendens juist heeft geleid tot overprikkeling in plaats van ondersteuning (wie had dit tien jaar geleden ook alweer bedacht? Oh ja, architecten, fabrikanten en kantoorinrichters…) Open layouts van kantoren zorgen voor diffuus gedrag, verlies van controle over het werk en maken het lastig langdurig geconcentreerd te werken. Gemeenschappelijke tafels, vergaderhoekjes en loungeplekken zijn goed voor de onderlinge interactie maar het gaat ten koste van de gelegenheid om geconcentreerd te werken.
Aandacht hebben voor iets werkt cyclisch: fases van intense concentratie moeten worden afgewisseld door momenten van ontspanning. Daarom moet het design van de werkomgeving rekening houden met dat concentratie niet alleen tijd en geen afleiding nodig heeft maar ook de juiste omgeving om focus en ontspanning af te wisselen. Dus een combinatie van een neutrale, prikkelarme omgeving en een vlak met iets meer kleur en afwisseling om te ontspannen. Materialen lichtniveau, akoestiek en ruimtelijke verhoudingen bepalen allemaal hoe makkelijk mensen zich voor een langere tijd diep kunnen concentreren. Holzapfel denkt dat veel kantoren onbedoeld de plank misslaan: “Veel kantoren maken mensen moe voordat ze de kans krijgen om productief te zijn. Een goede werkomgeving werkt als een energiefilter: stimuli worden gereduceerd, de zichtruimte wordt gestabiliseerd en dit geeft mentale energie in plaats van dat het uitput. Een kantoor heeft geen waarde omdat mensen er samenkomen, het zorgt ervoor dat mensen gericht kunnen nadenken, helder en met meer focus dan waar dan ook.”
Bij het ontwerpen van moderne kantoren is het van belang de ruimten zo te organiseren dat verschillende stadia van concentratie er een plek vinden. Sommige plekken kunnen open en sociaal zijn, andere moeten stil en afgesloten zijn. Focus rooms, meeting pods of zelfs een hoek met een kamerscherm kan al helpen bij het verminderen van audiovisuele afleiding. En dan een andere ruimte voor een informele break of een kort moment van rust, want de productiviteitsmeter loopt door op kantoor…
“Concentratie gebeurt niet zomaar, het moet geactiveerd worden. Werkplekken die niet in balans zijn verhinderen dit, werkplekken die in evenwicht zijn versnellen het proces. Daarom ligt bij Sedus nu de focus minder op individuele oplossingen en meer op cognitieve principes voor het gehele kantoor: het regelen van akoestiek, licht, materialiteit en ruimtelijke dichtheid om aandacht te stabiliseren. Of dit nu is via akoestisch afgeschermde micro-omgevingen, zoals de Sedus se:cube, of door een uitgebalanceerd lichtplan of modulaire werkplekken, het doel is altijd hetzelfde: mentale energie kanaliseren in plaats van verspreiden. Hoe beter een ruimte mentale energie kanaliseert, hoe groter de impact is op de mensen.” Het blijft toch mooi: jarenlang roepen dat we van de kubussen af moeten en nu weer roepen dat we niet zonder kunnen. Voortschrijdend inzicht in menselijk gedrag, meesurfen op de golfbeweging van de mode of als leverancier gewoon kiezen voor het beste verdienmodel?
Sedus maakt een eigen serie publicaties met als naam INSIGHTS en het nieuwste inzicht (overd it onderwerp en met case studies), nummer 20, is hier te lezen: https://www.sedus.com/en/knowledge/trendmonitor-sedus-insights
